Общество состоит из множества организаций, с которыми связа­ны все аспекты и проявления человеческой жизни, - экономика, на­ука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Теория ор­ганизации призвана ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены ор­ганизаций действуют именно так, а не иначе.

Рассмотрим более подробно какие черты и свойства присущи таким социально-экономическим явлениям как организация и почему организация - это система.

Организация представляет собой сознательно координируемое соци­альное образование с определенными границами, которое функционирует на относительно постоянной основе для достижения общей цели или це­лей. Данное определение, которое можно назвать наиболее удачным, дано Б.З. Мильнером.

Под словами «сознательно координируемое» понимается управ­ление, под «социальным образованием» - то, что организация состо­ит из отдельных людей или их групп, взаимодействующих между со­бой.

Определение организации предусматривает необходимость фор­мального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные коор­динирующие механизмы и модели взаимодействия. Для организации характерны комплексность, формализация определенное соотноше­ние централизации и децентрализации . Комплексность рассматрива­ет степень дифференциации в рамках организации. Она включает уро­вень специализации или разделения труда, количество уровней в ие­рархии организации и степень территориального распределения под­разделений организации. Под формализацией понимаются заранее раз­работанные и установленные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально опери­руют с такими стандартными директивами. Другие имеют все типы правил, инструктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации определяется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организа­циях процесс принятия решений очень централизован, разрешением проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегируется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение централизации и де­централизации определяет характер и тип устанавливаемой организационной структуры управления.

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия - понятие неоднозначное. Значение определения миссии ор­ганизации состоит в том, что она:

1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых ре­шений организации, для определения ее целей и задач;

2) создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

3) помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

В современном обществе системные представления уже достигли такого уровня, что мысль о полезности системного подхода к решению возникающих в практике проблем вышла за рамки специальных научных истин и стала привычной, общепринятой.

Системность – это не такое качество, которым можно обладать или не обладать. Обязательными признаками системности являются: структурированность системы, взаимосвязанность составляющих ее частей, подчиненность организации всей системы определенной цели. Понятие «системность» в некотором смысле шире, чем «комплексность»: оно в одинаковой мере охватывает связи внутри одного уровня (горизонтальные) и между разными уровнями (вертикальные), тогда как комплексность, понимаемая как требование учитывать взаимосвязанные факторы, влияющие на проблему (систему), охватывает преимущественно связи одного или смежных уровней иерархической структуры данной системы.

Системный подход - это методологическое направление в науке, в основе которого лежит исследование объектов как систем. Методология и специфика системного подхода определяется тем, что он ориентирует исследование на раскрытие целостности объекта и обеспечивающих ее механизмов, на выявление многообразных типов связей сложного объекта и сведение их в единую теоретическую картину.

Существует множество понятий системы. Рассмотрим понятия, которые наиболее полно раскрывают ее существенные свойства.

Система (греч. systema - соединенное, составленное из частей) - совокупность элементов, определенным образом связанных между собой и образующих некоторую целостность.

Система - это целое, созданное из частей и элементов, для целенаправленной деятельности.

Системой можно назвать только такой комплекс избирательно-вовлеченных компонентов, у которых взаимодействие и взаимоотношение приобретает характер взаимосодействия компонентов на получение фокусированного полезного результата.

Система - множество составляющих единство элементов, связей и взаимодействий между ними и внешней средой, образующие присущую данной системе целостность, качественную определенность и целенаправленность.

Система имеет либо естественные границы, либо границы, установленные, исходя из задач исследования; в последнем случае система выделяется исследователем, наблюдателем.

Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область (например, экономическая, организационная, техническая подсистема.

Основные свойства системы: стремление сохранить свою структуру (основано на объективном законе организации – законе самосохранения); потребность в управлении (существует набор потребностей у человека, у животного, у общества, у стада животных, у большого социума); наличие сложной зависимости от свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств этих элементов). Каждая система имеет входное воздействие, технологию ее обработки, конечные результаты и обратную связь.

Основная классификация систем – разделение каждой из них на три подсистемы: техническую, биологическую и социальную.

Техническая подсистем а включает оборудование и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя. Набор решений в технической подсистеме ограничен и последствия всех решений, как правило, предопределены. Решения носят строго формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке.

Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в т.ч. человеческий организм. Набор решений также ограничен вследствие медленного эволюционного развития живых организмов. Последствия решений могут быть непредсказуемыми вследствие наличия субъективных факторов и огромного многообразия вариантов.

Социальная подсистема характеризуется наличием человека как субъекта и объекта управления в совокупности взаимосвязанных элементов. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая подсистема – техническую подсистему.

Системы также подразделяются на искусственные и естественные, открытые и закрытые, детерминированные и стохастические, жесткие и мягкие.

Искусственные системы создаются человеком для реализации к.-л. заданных программ или целей на основании субъективной воли (техника, учреждения культуры).

Естественные системы возникают в природе или создаются человеком вследствие объективных природных процессов (экологические системы, моногамия).

Открытые системы характеризуются открытым характером связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее (СМИ, коммерческие структуры).

Закрытые системы характеризуются преимущественно внутренними связями и создаются для удовлетворения внутренних потребностей персонала и учредителей (профсоюзы, политические партии, мафиозные структуры).

Детерминированные системы функционируют по заранее заданным правилам, с заранее определенным результатом (типовое производство, начальное образование).

Стохастические системы характеризуются трудно предсказуемыми входными воздействиями внешней и (или) внутренней среды и выходными результатами (научные исследования, предпринимательство, игорный бизнес).

Мягкие системы характеризуются высокой чувствительностью к внешним воздействиям и слабой устойчивостью (финансовые котировки, слабообученный персонал).

Каждая организация должна обладать признаками системы. Выпадание хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации.

Таблица 3.1 Возможные последствия отсутствия признаков системы

Социальные системы в зависимости от поставленных целей могут быть образовательными, экономическими, политическими, медицинскими и проч. Основным связующим элементом социальной системы является человек.

Социальные системы, которые реализуют себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний, называются социальными организациями. Социальные организации играют существенную роль в современном мире. Особенности социальных организаций:

· реализация потенциальных возможностей и способностей человека;

· формирование единства интересов людей (личных, коллективных, общественных).Единство целей и интересов служит системообразующим фактором;

· сложность, динамизм, высокий уровень неопределенности.

Механизмы взаимодействия людей через социализацию оказывают заметное влияние на формирование позитивных моральных норм, коммуникабельность, создают систему контроля за поведением людей.

В организации происходят объективные (естественные) и субъективные (искусственные, по воле человека) процессы. К объективным относятся циклические процессы спада-подъема в деятельности организации, процессы, связанные с действием законов организации, к субъективным – процессы, связанные с принятием управленческих решений

В процессе общественного развития и научно-технической революции возник новый объект исследований в области управления, получивший название большой системы, можно выделить следующие важные черты больших систем:

1. Наличие подсистем с явно выраженными локальными свойствами, которые в своей совокупности и образуют большую систему.

2. Целенаправленность и управляемость системы, т. е. наличие у нее общей цели и общего назначения, задаваемых и корректируемых в системах более высокого уровня.

3. Сложная иерархическая (многоуровневая) структура организации системы, предусматривающая сочетание централизованного управления с автономностью частей (подсистем), наличие вертикальных связей между элементами разных уровней и горизонтальных связей между элементами одного уровня.

4. Большой размер системы, т. е. большое число элементов, входов и выходов, разнообразие функций.

5. Целостность и сложность поведения, сложные, переплетающиеся взаимоотношения между переменными, обратные связи, приводящие к тому, что изменение одной переменной влечет изменение многих других переменных.

Основными частями системы являются вход, процесс (структура, трансформация ресурсов) и выход. Вход системы представляет собой комплексное понятие. С одной стороны, это субстанция, которая поступает в систему и подвергается в ней определенным преобразованиям (сырье, материалы, анергия, информация и др.). С другой стороны, это внешняя (окружающая) среда, т. е. совокупность факторов и явлений, воздействующих на систему (природные условия, внешнеполитическая обстановка, торговая конъюнктура). Под входом подразумевают и установленные способы функционирования элементов системы, например инструкции, положения, приказы, определяющие порядок, правила, ограничительные условия, цели действия системы.

Вторая часть системы - это ее внутренняя структура, т.е. каналы, по которым проходят вещество, энергия и информация, поступающие в систему через входы, и процессы или операции их преобразования (для экономических систем это процессы воспроизводства материальных, трудовых, финансовых ресурсов).

Третья часть системы - выход, являющийся продуктом или результатом ее деятельности.

К числу важных понятий системного анализа относится понятие обратной связи . Обратная связь означает наличие канала связи между выходом и входом системы, либо прямого, либо через другие элементы системы (например, через орган управления). С помощью обратной связи данные о функционировании управляемой системы с ее выхода передаются в систему управления. Здесь эти данные сравниваются с данными, задающими содержание и объем работы (например, с планом). В случае несоответствия между фактическим и заданным состоянием системы вырабатываются меры по ликвидации этого несоответствия. На рисунке 1.2 изображена система с обратной связью.

Рисунок 1.2 - Система с обратной связью

Важным понятием, используемым в системном анализе, является понятие неопределенности. Фактор неопределенности присутствует при решении многих сложных проблем в области планирования и управления деятельности организации.

Неопределенность, встречающаяся в ходе системного анализа, может быть результатом недостаточного познания изучаемого явления или обусловлена тем, что последствия принимаемых решений сказываются через достаточно длительное время и не могут быть предсказаны с достаточной точностью.

Другими причинами неопределенности являются невозможность количественной оценки многих явлений, в частности трудность количественной интерпретации понятий «лучше - хуже», «больше - меньше» при принятии решений, нечеткая постановка задач, индивидуальные особенности лиц, принимающих решения, и другие причины.

Хотя организации распадаются на отдельные части или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей пред­мета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Рассмотрим такие термины, как «объекты», «свойства», «связи».

Объекты - это части или компоненты системы. Такая сложная система, как предприятие, включает в себя цехи и участки, станочный парк, коллективы людей и т.д.

Свойства - это качество параметров объектов, а качество есть внешнее проявление того способа, с помощью которого получается знание об объекте или которым объект вводится в систему. Свойства позволяют описывать объект количественно, выражая его в единицах, имеющих определенную размерность. Связь - это то, что соединяет объекты и свойства в единое целое. Без связей система не может функционировать.

Системы, которые обладают свойством изменять свое поведение, переходить в разные состояния под влиянием различных управляющих воздействий, называются управляемыми системами . В управляемых системах всегда присутствуют орган, осуществляющий функции управления, т.е. субъект управления (управляющая часть), и объект управления (управляемая часть). Простейшую схему управляемой системы можно изобразить следующим образом:

Стрелками указаны направления воздействий, кото­рыми обмениваются части системы.

Поведение членов организации может рассматриваться как ее внутренняя среда. В организации постоянно возникают проблемы, могущие изменить ее положение. Чтобы все элементы организации действовали и были разумно скоординированы, необходимо непрерывное поступление ресурсов. Производственный аппарат изнашивается, технология устаревает, материалы нужно пополнять, работники увольняются. Чтобы обеспечить жизнеспособность организации, эти ресурсы необходимо, не прерывая производственного процесса, заменять элементами равной производительности.

Исходя из рассмотренных выше основных частей системы - вход, процесс (структура, трансформация ресурсов) и выход, можно представить схему функционирования системы:

Рисунок 1.3 - Схема функционирования системы

При решении задач управления выделяют два типа входных величин: управляющие воздействия X и возмущающие воздействий М. К управляющим воздействиям относятся такие величины, значениями которых можно распоряжаться при управлении системой и изменять их с целью осуществления движения в желаемом направлении. Возмущающие воздействия оказывают влияние на движение, и их в процессе управления нельзя изме­нять, а надо учитывать при выработке управляющих воздействий. Воздействие самой системы на окружающую среду характе­ризуется значениями ее выходных величин У, совокупность которых позволяет субъекту управления оценивать соответствие полученных результатов целям управления. Выходные величины, как правило, изменяются с изменением входных величин.

На результаты работы системы влияют и возмущения внут­реннего характера, возникающие в самой системе. Внутреннее состояние системы можно охарактеризовать совокупностью зна­чений т, определяющих ее поведение.

Таким образом, для характеристики системы и ее поведения можно выявить три группы переменных:

Входные переменные, или входные воздействия,Xи М, представляющие сигналы, генерируемые во внешней среде и влияющие на поведение системы;

Выходные переменные, или переменные, характеризующие реакцию системы У и позволяющие описать некоторые стороны поведения системы;

Переменные состояния системы т, характеризующие динамическое поведение системы (обработка входного воздействия).

Понятия «организация» и «система» весьма близки. Объясняется это тем, что организация есть частный случай системы.

Общие понятия систем, черты, признаки и свойства системы, составляющие организационных систем

Основная классификация систем

Стадии существования и развития организации

3.1. Понятие жизненного цикла организации.

3.2. Характеристика этапов жизненного цикла по степени зрелости.

3.3. Временные этапы развития.

Внешняя и внутренняя среда организации. Взаимодействие и адаптация к изменениям внешней среды.

4.1. Понятие внешней среды, ее косвенное и прямое воздействие.

4.2. "PEST - факторы" внешней среды.

4.3. Внутренние факторы существования.

1. Общие понятия систем, черты, признаки и свойства системы

Организации представляют собой группу наиболее старых обществен­ных образований на Земле.

Вспомним – «В каких аспектах можно рассматривать организацию?» . Организация может рассматриваться как объект, процесс либо как явление .

Организация как объект – социальное образование имеет характерные черты.

Общие черты организаций :

наличие по крайней мере одного человека;

наличие хотя бы одной цели, направленной на удовлетворение по­требностей или интереса человека или общества;

получение прибавочного продукта в различных формах (материаль­ной, духовной, информационной).

Основой теории организации является теория систем .

Признаки системы:

множество элементов,

единство главной цели для всех элементов,

наличие связей между ними,

целостность и единство элементов,

структура и иерархичность,

относительная самостоятельность,

четко выраженное управление.

Каждая организация должна обладать признаками системы . Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации.

Отсутствующий признак органи­зации	Возможные последствия
Множество элементов	Нехватка ресурсов, некомплект составляющих технологического процесса
Единство главной цели у всех элементов	Отсутствие единой сплоченной команды
Связи между элементами системы	Обособление каждого элемента организации от общего дела, нет возможностей синергии
Относительная самостоятельность элементов системы (персонала)	Отсутствие возможности прояв­ления творческого подхода, нет возможностей самовыражения
Четко выраженное управление	Наличие хаоса и анархии

Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную об­ласть внутри системы.

Организация как система состоит из отдельных элементов – подсис­тем.

Основные свойства системы :

по­требность в управлении (существует набор потребностей у человека, у жи­вотного, у общества, у стада животных, у большого социума);

наличие слож­ной зависимости свойств входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств этих элементов).

Каждая система имеет:

входное воздействие ,

технологию ее обработки,

конечные результаты и

обратную связь.

Как процесс организация – это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Как явление организация – это объединение элементов для реализации программы или цели и действующих на основании определенных правил, процедур с учетом действующих законов и закономерностей.

Теория организации изучает принципы, законы и закономерности для создания, функционирования, развития и ликвидации организаций. Соответственно организационные отношения в организации – это взаимодействие или противодейст­вие между элементами организации внутри и вне ее при создании, функцио­нировании, развитии и разрушении организации.

Они бы­вают трех уровней:

здравого смысла,

взаимного уничтожения,

заранее спро­ектированного взаимодействия.

Резюме:

Система - это совокупность взаимосвязанных действующих элементов для целенаправлен­ной деятельности.

Признаки системы - множество элементов, единство главной цели для всех элементов, относительная самостоятельность элементов, наличие связей между элементами, целостность и единство элементов структуры, четко выраженное управление.

Свойства системы - связности (элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их дея­тельности резко снижается); эмерджентности (потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляю­щих его элементов); самосохранения (система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности); организационной целостности (система имеет по­требность в организации и управлении).

Обобщенные характеристики организации как открытой системы.

1. Компоненты или составляющие организации, которые необходимы для достижения общей цели системы.

2. Связи, т.е. компоненты системы связаны между собой, что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов.

3. Структурность. Форма связи организационно закреплена в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность. Для системы структура важнее, чем функции.

4. Взаимодействие, т.е. характер и направленность воздействия одних компонентов на другие в результате чего образуется эффект.

5. Процессы. В системе одновременно осуществляется ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему и превращающих в продукты или услуги.

6. Холизм, эмерджентность. Холизм означает целостность, единство, а эмерджентность появление свойств, возникающих только в результате взаимодействия ее компонентов.

7. Концепция. Система это концепция, ее особая форма, отражает цели и ценности людей, которые являются неотъемлемыми частями и реализуют собственные идеи о том, какая система должна быть.

Основные составляющие организационных систем.

В качестве составляющих системы:

1. Элементы, под которыми понимаются простейшие неделимые части системы. В общем виде имеется неограниченное множество таких частей, способ выделения которых зависит от определения целей, анализа и построения системы. Выделенные элементы системы могут находиться в определенных взаимосвязях и взаимовлияниях. Эти (отношения могут определяться как на физическом уровне, так и на абстрактном..

2. Подсистема. Система может быть разбита (расчленена) на определенное количество подсистем, причем каждая из них является системой. И в этом можно определить отличие подсистемы от компонентов и элементов.

3. Структура. Система может быть представлена путем перечисления элементов или заданием свойства принадлежности к некоторому множеству, а также последовательным расчленением на подсистему, компоненты и элементы с набором взаимосвязей между ними. В последнем случае вводится понятие структуры, которая отражает наиболее существенные взаимосвязи между элементами и их группами. Заданные взаимосвязи обеспечивают существование системы и ее основных свойств. Структурные свойства обладают относительной независимостью и могут выступать как инвариант при переходе от одной системы к другой, перенося закономерности из одной системы в другую.

4. Функция. Функция м.б. представлена как процесс или деятельность, внешнее проявление свойств какого либо объекта в данной системе отношений.

5. Свойства - это качество параметров объектов, на основе которых получают знание об объекте. Свойства выражаются в показателях системы (количественных и качественных).

6. Связи. Связи характеризуются направлением, силой и характером и обеспечивают возникновение и сохранение структуры и целостных свойств системы и характеризуют ее строение и функционирование. Предполагается, что связи существуют между всеми элементами системы.

7. Состояние. Состояние определяется как мгновенная характеристика системы, которая обеспечивает определение знания свойств системы в конкретный момент времени. Состояние определяется либо через входные воздействия и выходные результаты, либо через общесистемные свойства. Статическая система это система одного состояния. Динамическая система это система с множеством состояний, в которых с течением времени происходит переход из одного состояния в другое.

Понятие и сущность организации

Организация - (лат. – organizo – делать сообща, стройный вид, устраиваю) - это

1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

3. объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Одна из трудностей определения этого понятия состоит в том, что организация (процесс организации) не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения.

Дополнительные трудности в определении этого понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах. Однако все организации обладают некоторыми общими элементами.

Организации – это:

1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы;

2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща)

3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

Организация рассматрива­ется как процесс и как явление . Как процесс она представляет собой совокупность действий, ведущих к образованию и совер­шенствованию взаимосвязей между частями целого, например, процесс создания работоспособного коллектива. Организация как процесс регулируется законами о труде, процессуальным и уголов­ным кодексами. Как явление она представляет собой объединение элементов для выполнения программы или цели, действующей на основании определённых правил и процедур. В России организации как явление регулируются Гражданским кодексом РФ.

Слово «организация» имеет множество производных, напри­мер: организация производства, организованный человек, органи­затор, профсоюзная организация, Организация Объединенных Наций, организм, дезорганизация и др.

Для любой организации (компании) характерно вертикальное (по уровням управления) и горизонтальное (по выполняемым функ­циям) разделение труда.

Организация в правовом отношении рассматривается в четырех формах:

· юридическое лицо зарегистрировано в государственном органе, имеет печать и расчетный счет в банке;

· неюридическое лицо, не зарегистрированное в государствен­ном органе, например, подразделения юридического лица, про­стое товарищество, ряд объединений;

· неюридическое лицо, зарегистрированное в государственном органе, но не имеющее отдельного зарегистрированного офиса, официальной печати, например, индивидуальный предприниматель;

· неформальная организация граждан, например, активисты жи­лого дома, объединение любителей пляжного волейбола.

Общими чертами для них являются наличие, по крайней мере, одного человека, хотя бы одной цели, направленной на удовлетво­рение потребностей или интересов человека или общества; совме­стная деятельность для получения прибавочного продукта в раз­личных формах (материальной, духовной, информационной).

Система и её основные свойства. Организация как система.

Термин «организация» в одном из своих лексических значений означает также «систему», но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Система – ­это целое, созданное из частей и элементов для целенаправлен­ной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов.

Признаками системы яв­ляются:

ü множество составляющих ее элементов,

ü единство главной цели для всех элементов,

ü наличие связей между ними,

ü целостность и единство элементов,

ü наличие структуры и иерархичности,

ü отно­сительная самостоятельность,

ü наличие управления этими эле­ментами.

Каждая организация должна обладать признаками системы. Выпадение хотя бы одного из них неизбежно приводит организацию к ликвидации (таблица 1).

Таблица 1

Свойства систем:

* свойство связности. Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их дея­тельности резко снижается;

* свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляю­щих его элементов;

* свойство самосохранения. Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;

* свойство организационной целостности. Система имеет потребность в организации и управлении.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема - это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организаци­онная, правовая подсистема.

Существуют следующие виды подсистем:

Техническая подсистема включает станки, оборудование, ком­пьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструк­ции для пользователя и используемые им. Набор решений в техни­ческой подсистеме ограничен и их последствия обычно предопре­делены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем, методика расчета мачтовых опор для ЛЭП. Эти решения носят формализованный характер и вы­полняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения, предопределяет качество принятого и выполненного решений.

Биологическая подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Вариантов решений в биологической системе, так же как и в технической, немного, однако последст­вия решений в биологических подсистемах иногда оказываются непредсказуемыми. Например, решения руководителя об установ­лении в помещениях компании кондиционеров. В некоторых слу­чаях кондиционеры провоцируют увеличение простудных заболе­ваний. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определя­ется его способностью находить лучшее решение.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется нали­чием человека в качестве объекта управления. В качестве харак­терных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и даже одного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется боль­шим динамизмом. Это объясняется достаточно высокими темпами изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а био­логическая - техническую подсистему.

Классификация систем

Абстрактные системы – системы, все элементы которых являются понятиями.

Конкретные системы – системы, элементы которых являются физическими объектами. Они разделяются на искусственные и естественные.

Искусственные системы создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей. Например, семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз, предвыборное объединение.

Естественные системы создаются природой или обществом. На­пример, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, ком­мерческие фирмы, средства массовой информации, органы мест­ной власти.

Закрытые системы характеризуются главным образом внутрен­ними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего пер­сонала, компании или учредителей. Например, профсоюзы, поли­тические партии, масонские общества.

Полностью предсказуемые системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом. Напри­мер, система обучения студентов в институте, система регистра­ции товариществ и обществ.

Частично предсказуемые (вероятностные) системы характеризу­ются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидае­мых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланиро­ванными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации происходят помимо нашей воли (форс-мажор), дру­гие - из-за недостатка профессионализма персонала, третьи ­из-за сложности задания или новизны информации. Например, научно-исследовательские подразделения, венчурные компании, игра в рулетку.

Жесткие системы основаны на высоком профессионализме не­большой группы руководителей и отлаженной технологии управ­ления и производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия.

Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям и в этой связи - слабую устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, коллектив творчес­ких работников, новые организации, ребенок в семье.

Динамические системы представляют собой структуризованный объект, имеющий входы и выходы, объект, в который в определённые моменты времени можно вводить и из которого можно выводить вещество, энергию, информацию. В одних динамических системах процессы протекают во времени непрерывно, а в других – совершаются только в дискретные моменты времени.

Адаптивные системы – системы, функционирующие в условиях начальной неопределённости и изменяющихся внешних условиях.

Кроме того, системы могут быть простыми и сложными , актив­ными и пассивными.

Таким образом, системный характер организации - это необ­ходимое условие ее деятельности.

С понятием системы связана широта подхода при анализе и синтезе различных организационных образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах. Системный под­ход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внеш­них), влияющих на принятие решений. Комплексный подход требу­ет определения приоритетов ключевых элементов и учета наибо­лее важных из них. Аспектный подход ограничивается учетом от­дельных элементов при анализе или синтезе организационных образований. Системный подход требует наибольших затрат ре­сурсов и времени. Если они оправданны, то использование этого подхода целесообразно. Комплексный и аспектный подходы де­шевле, но и менее точны.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

“МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА”

(ГОУ ВПО “МГУС”)

Факультет «Институт экономики сервиса»

Кафедра «Менеджмент в социальной сфере»

Контрольная работа

по дисциплине: « Теория организации»

«Понятие организации как системы, системные свойства организации»

Студентки

Проверил

Давронов Б.Б.

___________________

Москва 2008

Введение.

В прошлом веке не существовало понятия определенной организации, а в последние десятилетия изучение организаций и их поведения стало главной задачей исследований, проводимых совместно представителями нескольких научных дисциплин. Косвенным путем вклад в теорию организации внесли специалисты, работающие в отдаленных областях знаний, как биология, математика, психология животных, логика и философия. Непосредственно способствовали созданию теории организации социологи, антропологи, специалисты по социальной психологии человека, политическим наукам и истории. Кроме того, способствовали ее развитию дисциплины, связанные с областью предпринимательской деятельности: общая теория делового руководства, теория человеческих отношений, исследование операций и наука управления, а также промышленная социология. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область- теорию организации.

«Система управления организации» - одно из ключевых понятий Теории организации, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий во исполнение определённых целей. В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс, в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Теория организации направлена, прежде всего, на изучение такой разновидности социальных организаций как экономические (хозяйственные) организации.

Основой теории организации является теория систем.

Понятие организации как системы, системные свойства организации .

1. Понятие организации и системы.

Организация - (лат.-organizo-сообщаю стройный вид, устраиваю):

1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп

В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Система – это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов. Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Термин “организация” в одном из своих лексических значений означает также “систему”, но не любую систему, а в определенной мере упорядоченную, организованную.

Системой - совокупность взаимосвязанных элементов, предназначенную для достижения определенной цели. Система находится в постоянном взаимодействии с внешней средой, которая представляет собой совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства меняются в результате поведения системы.

2. Система и ее развитие.

Существование и функционирование систем обусловлено рядом закономерностей: целостностью, интегративностью, коммуникативностью, иерархичностью, осуществляемостью и др.

Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и т.д. в зависимости от оснований классификации систем.

Основные признаки системы: наличие множества элементов, единая цель для всех элементов, наличие связей между ними, целостность, определенная структура и иерархичность, относительная самостоятельность элементов.

Свойства систем:

· стремление к сохранению своей структуры (далее будет рассмотрен объективный закон организации - закон самосохранения);

· потребность в управлении (у человека, животного, общества, стада животных и большого социума существуют определенные потребности);

· сложная зависимость системы от свойств входящих в нее элементов и подсистем (свойства системы могут не совпадать со свойствами ее элементов). Например, эффективные системы создают синергетический эффект.

В рамках системы можно выделить ряд подсистем. Подсистема - это набор элементов, представляющих относительно автономную область внутри системы. Элементом при этом считается система, которая в рамках рассматриваемого ранга на подсистемы не делится.

Рассмотрим основные разновидности систем. Главным является деление систем на технические, биологические и социальные.

Техническая система включает станки, оборудование, компьютеры и другие объекты, имеющие инструкции для пользователя. Для данной системы характерна высокая степень определенности, число решений конечно, а их последствия, как правило, заранее известны. Примерами действий в рамках технической системы являются: работа с компьютером, вождение автомобиля, решение задач по математике и др. Решения строго формализованы и выполняются в определенном порядке. Качество решения в технической системе зависит от профессионализма специалиста, его принимающего.

Биологическая система включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм и др. Функционирование данной системы обладает большим разнообразием, но набор решений также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений могут быть непредсказуемыми. Обычно в каждой конкретной ситуации разрабатывается несколько вариантов решений, из которых и выбирается лучшее. Задача специалиста - правильно выбрать это лучшее решение.

Социальная (общественная) система характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Такие системы характеризуются еще большим разнообразием, чем биологические. Так как сознание человека быстро и по-разному реагирует на различные ситуации, набор решений расширяется, а неопределенность усиливается.

Все три системы взаимодействуют друг с другом. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая - техническую. Различна и роль человека в этих системах: в технической человек отсутствует, в биологической он играет роль объекта управления, а в социальной - субъект и объект управления.

Существуют и другие классификации систем:

· открытые и закрытые,

· искусственные и естественные,

· детерминированные и стохастические,

· жесткие и мягкие.

Системы можно разделить на закрытые и открытые. Закрытые системы в чистом виде игнорируют любые внешние эффекты и в идеале не должны ничего получать и ничего отдавать. Для большинства организаций такое существование невозможно. Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды.

Искусственные системы создаются человеком для выполнения определенных программ или целей. Например, конструкторское бюро, клуб любителей пива, компьютер, спутниковый комплекс.

Естественные системы создаются природой, человеком, а, возможно, и Богом для реализации целей мирового существования. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, муравейник.

Детерминированные (предсказуемые) системы работают по заранее заданным правилам, с заранее известным результатом. Например, обучение студентов в институте, производство стандартизированной продукции.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются тем, что и входные воздействия внешней и (или) внутренней среды и выходные результаты практически нельзя спрогнозировать. Например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании, игра в лотерею.

Для мягких систем характерна большая чувствительность к внешним воздействиям и, соответственно, низкая устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, только что появившаяся на рынке организация, человек при отсутствии твердых принципов.

Жесткие системы - как правило, авторитарные организации, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Очень устойчивы к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия. Например, церковь, авторитарные государственные режимы.

Системы также бывают простыми и сложными, активными и пассивными. Каждая организация обладает всеми признаками системы.

3. Системные свойства организации.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную внутри системы область, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистема.

Свойства систем:

Свойство связности

Свойство эмерджентности

Свойство самосохранения

В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем, (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам и может не иметь свойств, первоначально присущих большинству ее элементов). Например, директорат компании вынужден подчиняться определенным правилам взаимоотношений, хотя отдельные руководители предпочитали бы более неформальные отношения; при проведении совещания может быть выработана идея, которая не пришла бы в голову ее участникам при индивидуальной работе. Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды (вход 1) и собственных воздействий (вход 2).

1 . Схема функционирования системы.

Системы могут включать большое число группировок, однако основной является группировка их в трех подсистемах: технической, биологической и социальной.

Техническая подсистема включает станки, оборудование, компьютеры и другие работоспособные изделия, имеющие инструкции для пользователя и используемые им. Набор решений в технической подсистеме ограничен и их последствия обычно предопределены. Например, порядок включения и работы с компьютером, порядок управления автомобилем, методика расчета мачтовых опор для ЛЭП. Эти решения носят формализованный характер и выполняются в строго определенном порядке. Профессионализм специалиста, принимающего решения, предопределяет качество принятого и выполненного решений. Например, по заключению специалистов компании руководитель принял решение о закупке компьютеров и интегрированной системы “Галактика”.

Биологическая подсистема включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например, муравейник, человеческий организм, относительно которых человек принимает решения.

Эта подсистема обладает большим разнообразием функционирования, чем техническая. Вариантов решений в биологической системе, так же как и в технической, немного из-за объективно медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений в биологических подсистемах иногда оказываются непредсказуемыми. Например, решения руководителя об установлении в помещениях компании кондиционеров. В некоторых случаях кондиционеры провоцируют увеличение простудных заболеваний. Решения в таких подсистемах предполагают разработку нескольких альтернативных решений и выбор лучшего из них по каким-либо признакам. Профессионализм специалиста определяется его способностью находить лучшее решение.

Социальная (общественная) подсистема характеризуется наличием человека в качестве объекта управления. В качестве характерных примеров социальных подсистем можно привести семью, производственный коллектив, неформальную организацию и даже одного человека (самого по себе). Эти подсистемы существенно опережают биологические по разнообразию функционирования. Набор решений в социальной подсистеме характеризуется большим динамизмом. Это объясняется достаточно высокими темпами изменения сознания человека, а также нюансов в его реакциях на одинаковые и однотипные ситуации. Социальная подсистема может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая – техническую подсистему.

Крупные подсистемы обычно называют системами. Социальные, биологические и технические системы могут быть: искусственными, открытыми и закрытыми, полностью и частично предсказуемыми, жесткими и мягкими. В дальнейшем я буду рассматривать классификацию систем на примере социальных систем.

Искусственные системы создаются по желанию человека или какого-либо общества для реализации намеченных программ или целей. Например, семья, конструкторское бюро, студенческий профсоюз, предвыборное объединение.

Естественные системы создаются природой или обществом. Например, система мироздания, циклическая система землепользования, стратегия устойчивого развития мировой экономики.

Открытые системы характеризуются широким набором связей с внешней средой и сильной зависимостью от нее. Например, коммерческие фирмы, средства массовой информации, органы местной власти.

Закрытые системы характеризуются главным образом внутренними связями и создаются людьми или компаниями для удовлетворения потребностей и интересов преимущественно своего персонала, компании или учредителей. Например, профсоюзы, политические партии, масонские общества.

Полностью предсказуемые системы функционируют по заранее заданным правилам с заранее определенным результатом. Например, система обучения студентов в институте, система регистрации товариществ и обществ.

Частично предсказуемые (вероятностные) системы характеризуются тем, что выходные воздействия могут отличаться от ожидаемых, а результаты деятельности не всегда совпадают с запланированными. Это может быть обусловлено тем, что одни события в организации помимо нашей воли (форс-мажор), другие – из-за недостатка профессионализма персонала, третьи – из-за сложности задания или новизны информации. Например, научно-исследовательские подразделения, венчурные компании, игра в рулетку.

Жесткие системы основаны на высоком профессионализме небольшой группы руководителей и отлаженной технологии управления производства. Они обладают большой устойчивостью к внешним и внутренним возмущающим воздействиям, медленно реагируют на слабые воздействия.

Мягкие системы имеют высокую чувствительность к внешним и внутренним воздействиям и в этой связи – слабую устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, коллектив творческих работников, новые организации, ребенок в семье.

Кроме того, системы могут быть простыми и сложными, активными и пассивными. Каждая организация должна обладать всеми признаками системы. Отсутствие хотя бы одного из них неизбежно приводит к ликвидации.

Таким образом, системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности.

С понятием системы связана широта подхода при анализе и синтезе различных организационных образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах. Системный подход требует учета всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие решений. Комплексный подход требует определения приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них. Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при анализе или синтезе организационных образований. Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование этого подхода целесообразно. Комплексный и аспектный подходы дешевле, но и менее точны.

4. Управление организацией на основе системного подхода.

Жизни учился только

на собственных примерах.

Валерий Афонченко

«Жизни учился – на собственных ошибках» - сказал когда то В.Афонченко, так и знание, понимание управления пришло не сразу, а в течении многих десятилетий.

Систему управления можно рассматривать как с позиции

статики, т.е. как некий механизм (механизм управления), так и с позиции

динамики, как управленческую деятельность.

Управление на основе системного подхода включает три этапа:

1. Определение сферы, уточнение области и масштабов деятельности субъекта управления, ориентировочное установление адекватных сфер, областей и масштабов деятельности, информационных потребностей.

2. Осуществление необходимых исследований (системный анализ).

3. Разработка альтернативных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального варианта по каждой задаче с применением экспертных оценок, в том числе и независимых экспертов.

Системный подход в управлении означает всестороннюю проработку

принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации,

координацию усилий на различных направлениях. В социальных системах этот принцип предполагает тесную увязку решений экономических, социально - политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач.

Заключение.

Управленческая деятельность компании невозможна без определенной организационной системы и структуры. Хотя системы и структуры часто совпадают по своим характеристикам, полной идентичности между ними нет, поэтому придерживается сложившейся традиции выделения как организационных моделей так и структур.

Свойства систем:

Свойство связности . Элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;

Свойство эмерджентности : потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих его элементов;

Свойство самосохранения . Система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и используют для этого все свои возможности;

Свойство организационной целостности . Система имеет потребность в организации и управлении.

Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей

задачи, увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады в школы, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

Список литературы:

· Мескон М.Х. , Альберт М., Хедоури Ф. «Основы менеджмента», 1992г.

· Под. ред. А.И. Архипова, А.Н. Нестеренко, А.К. Большакова. «Экономика. Учебник» М. Проспект, 1999г.

· «Современное управление. Энциклопедический справочник. Том первый», М.: Издатцентр, 1997г.

· Туровец О.Г., Родионова В.Н. «Теория организации: Учеб. пособие», М.: ИНФРА-М 2003г.

· Виханский О.С., Наумов А.И. «Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник - 2-е изд.» - М.: Фирма Гардарика. 1996г.

· А.Н. Кусков, А.П. Чумаченко, «Теория организации: Учебное пособие» М, МГИУ, 1999г.

· Лекции курса.

Введение 3

1. Понятие организации и систем 4

2. Система и ее развитие 4

3. Системные свойства организации 7

4. Управление организацией на основе системного подхода 10

Заключение 12

Список литературы 13

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Организация как система процессов

Виды процессов в организации

Процесс представляет собой определенную совокупность дей­ствий, направленных на преобразование ресурсов в результаты, которые чаще всего выступают в виде продукции или услуг. Рас­смотрение организации как системы убеждает в том, что каждое предприятие представляет собой совокупность процессов, отсут­ствие которых означает, что предприятие не функционирует.

В любой организации одновременно протекает большое число процессов, различающихся как по своему назначению, так и по основным характеристикам. При самом общем подходе все клю­чевые процессы в организации подразделяют на две группы:

Имеющие материально-вещественный характер;

информационные.

Как правило, обе группы процессов имеют место во всех организациях, но в некоторых могут преобладать материально-вещественные процессы (например, на предприятиях, связанных с переработкой сырья и матери­алов в продукцию] или информационные (например, в консультационных фирмах, где сбор, переработка и продажа информации и знаний отражают их предназначение.

Другой подход к классификации всего множества процессов, происходящих в организации, базируется на их роли в создании новых ценностей. В соответствии с этим критерием все процессы подразделяются на три группы:

первичные, или основные, включающие все виды работ, непо­средственно связанные с производством продукции или услуг и обеспечивающие жизнедеятельность организации;

вторичные, или обеспечивающие, задачей которых является под­держание основных процессов с позиций их непрерывности и экономичности;

управленческие (инфраструктурные), включающие работы по установлению целей и направлений первых двух групп

процессов; они формируют условия и используют факторы, необходимые для достижения организацией ее целей. Взаимосвязь процессов обеспечивает создание ценностей и по­
лучение прибыли, что наглядно представляет модель (рис.), предложенная М. Портером и названная им «цепочка ценности» (value chain).
Рис. Цепочка ценности (Портер М. Международная конкуренция. М.: Международные отношения, 1993. С. 60]

Основные процессы на этом рисунке представлены в виде таких операций, как обеспечение поставок сырья и материалов (внутрен­няя или предпроизводственная логистика), их преобразование в конечный продукт (собственно производство), обеспечение сбыта продукции, маркетинг и продажа конечной продукции (внешняя или послепроизводственная логистика), а также послепродажное обслуживание (сервис). Понятие логистики, использованное здесь, раскрывается как система еди­ного управления потоками информации и процессами сборки, движения и складирования товаров с целью поставки их в необходимом количестве и комплектно в нужное время и место с минимальными затратами.

Состав основных процессов

Более детальный состав основных процессов, связанных с про­изводством и сбытом продукции, представлен ниже.

1. Внутренняя, или пред производственная, логистика - полу­чение, хранение, распределение средств производства, включая приемку товаров, контроль запасов, внутризаводской транспорт, хранение товаров на складах, управление запасами.

2. Производство (операции) - технологические операции по превращению входных продуктов в конечный, включая работу на оборудовании, сборку, контроль качества, упаковку, техническое обслуживание оборудования.

3. После производственная логистика - хранение и распреде­ление конечного продукта, предназначенного для потребителя, включая размещение готовой продукции на складе, обработку за­казов, доставку товаров.

4. Послепродажное обслуживание - сохранение и (или) повы­шение потребительной стоимости и маркетинг товара, включая маркетинговые операции по изучению потребностей клиентуры, оформлению товара, ценообразованию, стимулированию и осуще­ствлению товарообменного процесса, установочные работы, ре­монт, поставку запасных частей, подготовку клиентов и изменение товара по их запросам.

Состав обеспечивающих процессов

Вспомогательные процессы (вторичные, или обеспечивающие, по приведенной выше классификации) связаны с закупкой сырья и материалов, развитием технологии и управлением человечески­ми ресурсами; их состав может быть представлен следующими ви­дами работ:

1. Снабжение - приобретение всех видов входных ресурсов, включает покупку сырья, основных и вспомогательных материа­лов, лабораторного и конторского оборудования, производствен­ных и административных зданий, консультационных и бухгалтер­ских услуг.

2. Технологическое развитие - включает научные исследования и разработки, распространение нововведений по всем подразделе­ниям, совершенствование счетно-вычислительных и информаци­онных систем, производственных процессов, складского хозяйства и пр.

3. Управление персоналом - включает набор, расстановку, под­готовку и переподготовку кадров, установление систем оплаты труда.

Управленческие процессы

Последняя составляющая на рис.- инфраструктура, вклю­чающая управленческие процессы, необходимые для осуществления общего администрирования, планирования, финансирования, бух­галтерского учета, правовой поддержки, связей с государствен­ными учреждениями.

Чтобы получить прибыль, компании необходимо постоянно осуществлять контроль издержек и ценностей, создаваемых в каж­дом звене цепочки, и корректировать процессы в направлении повышения их эффективности. Эти задачи выполняют процессы управления, результатом которых является принятие решений о действиях, которые должны выполняться в организации. Это под­черкивает значение, которое имеет проектирование процессов и их взаимосвязей.

На рис. приведено схематическое изображение модели про­цессов в организации, дающее представление о связях между всеми видами процессов. Эту связь осуществляют менеджеры, которые принимают решения, используя информацию,

Рис. Схема связей процессов в организации

поступающую как из внешней среды, так и в результате выполнения всей совокупно­сти процессов внутри организации.

В блоке процессов производственных преобразований отобра­жена совокупность основных и вспомогательных (обеспечива­ющих) процессов, включающих процессы маркетинга и продаж, покупок, производства или услуг, исследований и развития, управ­ления персоналом, финансами и информацией. В блок процесса управления направляется информация о параметрах операционной деятельности и о проблемах, решение которых необходимо внут­ренней среде организации для ее нормального функционирования. Под воздействием переработки информации из внешней среды и той, которая поступила из блока процессов производственных пре­образований, формируются процессы управления, результатом которых являются решения, необходимые для нормального и эф­фективного функционирования основных и вспомогательных про­цессов. Таким образом, управление направляет, формирует и опре­деляет содержание операционных процессов, ориентируя их на создание ценностей и обеспечение прибыльной работы.

Основные понятия процесса управления

Сущность процесса управления

Выполнение функций управления всегда требует определенных затрат времени и сил, в результате которых управляемый объект приводится в заданное или желаемое состояние. Это и составляет основное содержание понятия «процесс управления». Чаще всего под ним понимается определенная совокупность управленческих дей­ствий, которые логично связываются друг с другом, чтобы обеспечить достижение поставленных целей путем преобразования ресурсов на «входе» в продукцию или услуги на «выходе» системы. В этом определении подчеркивается целенаправленный харак­тер процесса, осуществляемого аппаратом управления организа­ции, а также его связь с функциями, целями и необходимыми для их реализации ресурсами. Наряду с этим в литературе широко ис­пользуется и другое определение процесса управления, в котором в качестве его ключевого момента рассматриваются не функции, а управленческое решение, на разработку, принятие и выполнение которого направляются усилия и организационная деятельность профессиональных управляющих. Процесс управления представляется как совокупность циклических действий, связанных с выявлени­ем проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений. Схематически этот подход отражен на рис., где производствен­ный процесс представлен в виде «черного ящика» с «входами» и «выходами», а управленческий процесс рассматривается в составе трех блоков: М-моделирование состояния объекта управления на основании поступающей от него информации; Разработка и принятие управленческих решений; В - организация выполне­ния принятых решений. Последний блок по информационным каналам связан с «входом» производственного процесса и таким образом обеспечивает изменения, запланированные системой управления.

Рис.. Процесс принятия управленческих решений

Между этими двумя подходами к определению сущности про­цесса управления нет противоречий, они дополняют друг друга, образуя непрерывность циклически повторяющихся процессов принятия решений, связанных с выполнением управленческих функций. В процессе выполнения функций управления менедже­рам приходится принимать большое количество решений, осуще­ствляя планирование, организуя работу, мотивируя людей, занятых в организации, контролируя и координируя все происходящие в ней процессы.

Начальный импульс процессу принятия решений задает инфор­мация о состоянии контролируемых параметров управляемого объекта, а воздействие осуществляется после выработки и приня­тия соответствующего решения, которое в виде той или иной ин­формации (команды, приказа, распоряжения, плана и т.д.) пода­ется на «вход» управляемого объекта. Процесс принятия управлен­ческих решений носит циклический характер, начинается с обнаружения несоответствия параметров плановым заданиям или нормативам и заканчивается принятием и реализацией решений, которые должны это несоответствие ликвидировать. В центре этой циклически осуществляемой деятельности находятся три элемен­та процесса: проблема или неиспользованная возможность, реше­ние и люди, участвующие в процессе на всех его этапах.

Проблема и возможность

Под проблемой понимается несоответствие фактического состо­яния управляемого объекта (например, производства продукции) же­лаемому или заданному (запланированному).

Именно в связи с откло­нением от плановых (или нормативных) состояний, которое отме­чается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах из­делия руководство предприятия принимает решение о снятии его с производства и о переключении на другой вид продукции, это может радикально изменить целевые установки всех подразделе­ний, связанных с данными видами продукции. Менеджеры долж­ны заново составить планы, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

Когда мы говорим о возможностях, выявленных в результате анализа сложившейся или прогнозируемой ситуации, то имеем в виду появление шансов, на базе использования которых можно до­стичь лучших результатов по сравнению с текущими или запланиро­ванными. Этими шансами-возможностями никогда не следует пре­небрегать, а их обнаружение должно всячески поощряться в орга­низации. С точки зрения процесса принятия решений между проблемой и возможностью нет принципиальной разницы, так как теоретически любая неиспользованная организацией возможность положительных для себя изменений может рассматриваться как проблема, которую надо обязательно решать. В то же время нельзя не учитывать различие между ними. Прежде всего оно состоит в том, что проблема чаще всего отражает отклонение от четко по­ставленной цели, тогда как возможность ориентирована на буду­щее и нередко предполагает так называемый «открытый результат». В дальнейшем тексте мы будем использовать понятие проблемы в ее расширенном содержании с учетом специфики проблем и воз­можностей.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы или возможности, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы или возможности с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию.

Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникнове­ния, сущности и содержания, границ распространения ее воздей­ствия на работу организации или ее частей) и ситуационные фак­торы, приведшие к появлению проблемы (они могут быть внешни­ми и внутренними по отношению к организации).

Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть пробле­му в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внут­ренней и внешней среде организации и начать поиск решения.

Решение

Управленческое решение - это концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии.

Оно выступает как своеобразная формула управленческого воздействия на управ­ляемый объект и таким образом предопределяет действия, необхо­димые для проведения изменений в его состоянии.

Решения должны отвечать определенным требованиям. Глав­ные среди них - это обоснованность, четкость формулировок, реальная осуществимость, своевременность, экономичность (оп­ределяемая по размерам затрат), эффективность (как степень до­стижения поставленных целей в сопоставлении с затратами ресур­сов). Как правило, решения должны приниматься там, где возни­кает проблемная ситуация; для этого менеджеров соответствующего уровня необходимо наделить полномочиями и возложить на них ответственность за состояние дел на управляемом объекте. Очень важным условием положительного воздействия решения на рабо­ту организации является его согласованность с ранее принятыми решениями как по вертикали, так и по горизонтали управления (если, конечно, очередное решение не направлено на кардиналь­ное изменение всей политики развития).

В организациях принимается большое количество самых раз­нообразных решений, различающихся между собой по содержа­нию, срокам действия и разработки, направленности и масштабам воздействия, уровню принятия, информационной обеспеченности и т.д. Их классификация позволяет выделить классы или виды ре­шений, требующих различного подхода к организации процесса управления и методам принятия решений, а также неодинаковых по затратам времени и других ресурсов (табл.).

Таблица. Классификация решений, принимаемых организациями

Критерии	Классы решений
Степень структурированности	Слабоструктурированные (непрограммируемые) Высокоструктурированные (программируемые)
Содержание	Экономические, социальные, организационные, технические, научные и т.д.
Количество целей	Одноцелевые, многоцелевые
Длительность действия	Стратегические, тактические, оперативные
Лицо, принимающее решение	Индивидуальные, групповые
Уровень принятия решения	Организация в целом, ее структурные подразделения, функцио­нальные службы, работники
Глубина воздействия	Одноуровневые, многоуровневые
Направление решения	Внутрь организации как системы, за ее пределы - во внешнюю среду

С этих позиций рассмотрим два первых класса решений (см. табл.). Группировка решений на высоко- и слабострукту­рированные позволяет более эффективно организовать процесс путем разработки разных подходов и действий, обеспечивающих движение к поставленным целям. Решения в высокой степени структурированные известны также как программируемые. Они яв­ляются результатом реализации определенной последовательности действий или шагов (подобных тем, которые предпринимаются при решении математического уравнения). При этом число аль­тернатив ограничено и выбор делается в пределах направлений, заданных организацией, а также с учетом нормативов, стандартов, правил и т.д. В качестве примера можно привести задачу опреде­ления числа руководителей при заданной норме управляемости. Выделение класса программируемых решений позволяет разраба­тывать стандартные процедуры принятия решений под ситуации, повторяющиеся с определенной регулярностью.

Слабоструктурированные решения {непрограммируемые) прини­маются в ситуациях, отличающихся новизной, внутренней неструктурированностью, неполнотой и недостоверностью информации, многообразием и сложностью влияния различных факторов. Это не позволяет находить решение путем построения адекватных ма­тематических моделей, и основную роль в поиске играют человек и его способность разрабатывать соответствующую процедуру, ве­дущую к выполнению задачи. Слабоструктурированными являют­ся решения, связанные с определением целей и формулировкой стратегии развития организации, с изменением ее структуры, с прогнозами работы на новых рынках и т.п. Количество таких ре­шений увеличивается по мере роста масштабов и сложности орга­низации; к такому же результату приводят современные тенденции к глобализации экономики, так как ее прямым следствием стано­вится рост числа связей между организациями, большая динамич­ность как внешней, так и внутренней среды организации. В то же время современные разработки в области исследования операций, развитие информационной технологии и компьютеризация позво­ляют значительно повысить долю программируемых решений, которые характеризуются большей точностью и в ряде случаев тре­буют меньших затрат времени и других ресурсов.

Между двумя видами решений - слабо- и высокоструктуриро­ванными - находится множество их комбинаций, и именно оно является реальностью, в которой принимаются управленческие решения. Программируемость решений повышается по мере про­движения сверху вниз по вертикали управления. Поэтому высше­му звену управления приходится иметь дело в основном со слабо­структурированными решениями, на среднем уровне характер возникающих проблем требует принятия как программируемых, так и непрограммируемых решений (при этом надо отметить, что автоматизация труда в этом звене сопровождается ростом удель­ного веса решений, характеризующихся большей структурирован­ностью), в низовом звене преобладают решения, принятие которых осуществляется чаще всего по заранее разработанным правилам и процедурам.

Участники процесса принятия решений

Важным элементом процесса управления являются люди, при­нимающие в нем участие. Вообще-то, практически каждый член организации регулярно принимает множество самых разнообраз­ных решений, делая выбор между возможными вариантами своих действий. Несомненно, что большая часть этих решений прини­мается чисто рефлекторно, часто без глубокого обдумывания и без больших затрат времени. В то же время менеджерам и руководите­лям приходится принимать и такие решения, которые имеют огромное значение для работы всей организации и требуют нема­лых ресурсов как для разработки, так и для реализации.

Лица, принимающие управленческие решения, являются субъекта­ми решения. Это могут быть как отдельные менеджеры, так и группы работников, которые имеют полномочия для принятия реше­ний. В первом случае говорят об индивидуально принимаемых решениях, во втором -.о групповом или коллективном. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Для индивидуальных решений, принимаемых отдельным субъек­том, характерен более высокий уровень творчества; в них нередко реализуется много новых идей и предложений. Как правило, такие решения требуют меньше времени, так как не связаны с необходи­мостью их согласования на промежуточных этапах. Правда, это не относится к решению таких проблем, в процессе разработки кото­рых приходится затрачивать много времени для сбора и анализа необходимой информации.

Индивидуальные решения чаще, чем групповые, оказываются неверными, в них значительно больший риск ошибок; не в послед­нюю очередь это связано с тем, что проблемы организаций стано­вятся все более сложными и требуют многоаспектного рассмотре­ния, а следовательно, и разнообразных, нередко специализирован­ных знаний. Именно поэтому в настоящее время все возрастающее количество управленческих решений принимается на основе об­суждения, путем привлечения специалистов разного профиля или создания специальных групп (комиссий, комитетов, временных рабочих групп и т.д.).

Групповое принятие решений имеет ряд преимуществ по сравне­нию с индивидуальным. Это прежде всего более полное информа­ционное обеспечение процесса принятия решений, являющееся следствием привлечения лиц, обладающих разными знаниями в отношении решаемой проблемы. Участники группы как бы допол­няют знания друг друга, создавая более полную картину как в опи­сании проблемной ситуации, так и в путях ее возможного решения. Очень важен также сам факт создания группы для принятия реше­ний, имеющих жизненно важное значение для организации. Учас­тие в работе группы усиливает ответственность и мотивацию каж­дого ее члена, а результаты групповой работы обычно лучше вос­принимаются коллективом организации по сравнению с индивидуальными решениями. Это повышает вовлеченность ра­ботающих в процесс реализации решения, которое рассматрива­ется уже не как спущенное «сверху», а коллективное, принятое с учетом мнения членов организации. Групповой подход к принятию решений обеспечивает более высокую обоснованность и меньший процент ошибок, чему способствует сам механизм работы групп (взаимная корректировка решений в процессе групповой работы, создание атмосферы сотрудничества и соревновательности, вза­имодействие между членами группы), а также многовариантность разработок.

Однако у группового принятия решений есть и отрицательные стороны. Это прежде всего более высокие затраты времени из-за необходимости формирования группы, ее ознакомления с пробле­мой и создания условий для нормального и эффективного взаимо­действия членов группы. Согласование различных взглядов на проблему и пути ее решения также требует времени, дефицит ко­торого, как правило, остро ощущается в процессе управления. Чем больше размер группы, тем больше времени уходит на координа­цию, а следовательно, увеличивается время выработки решения (существует мнение, что наиболее эффективно работают группы из пяти, максимум семи членов). Отрицательным фактором явля­ется и то, что групповые решения нередко принимаются под дав­лением большинства или людей, занимающих высокие посты в организации, а это снижает творческий потенциал остальных участников группы. В группе обычно отсутствует четкая ответ­ственность за принятие окончательного решения, и именно по­этому так трудно отыскать автора неверного решения при его кол­лективной разработке.