В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Митрофанова В.В.

Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

• работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
• работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
• работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым ­документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их ­наличия). Виза ­согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме ­приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других ­кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при ­рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все ­вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех ­необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, ­начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте . С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление ­заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ­ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт ­получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на ­любом кадровом документе.

Система регистрации документов внутренней переписки

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

• учета наличия документов и отслеживания их движения;
• придания юридической силы документам компании;
• оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
• защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

• иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
• иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в ­существующий журнал);
• иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
• быть прошиты;
• содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

• быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их ­примерная форма.

Копии и дубликаты

Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Если документ представляется в другие организации, на копиях ­документов (выписках из них) обязательно проставлять печать .

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

Автор - к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства

Юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.

Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:

наименование организации (должностного лица) - автора документа; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер; гриф утверждения документа; текст; подпись; печать.

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа.

Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей.

Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители.

По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости - на других экземплярах, например при заключении договора.

Дата документа - один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.

Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах. Печать свидетельствует: о подлинности документа;

о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;

материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что – либо.

Гриф утверждения - некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты и т. п.

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись.

Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе.

Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке.

С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;

печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.

В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:

копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;

копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).

Одна из целей документационного обеспечения управления – доказательность деятельности организации. Только для того, чтобы при случае аргументировать какое-то действие или решение, доказать какое-либо событие в жизни компании, и ведется делопроизводство. Но далеко не всякий документ может стать доказательством, а только тот из них, что имеет так называемую юридическую силу. Что такое юридическая сила документа и как ее достичь, разбираемся в статье.

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия. Такое определение дает .

Другими словами, юридически значимый документ может быть представлен в суд в качестве доказательства, может быть приложен к договору, представлен при любой проверке. Теперь посмотрим, как отличить документы, которые имеют юридическую силу, от тех, что ее не имеют.

Реквизиты, придающие юридическую силу

Главными реквизитами («первого порядка»), которые придают документу юридическую силу, являются подпись и .

Подписывать любой документ имеет право только должностное лицо, которое имеет на это полномочия. Так, например, генеральный директор может подписать любой документ в своей компании. Директор по персоналу может подписывать все или некоторые документы по личному составу, но только в том случае, если у него есть доверенность на это. А доверенность выдается и подписывается тем же генеральным директором. Начальник управления может подписывать, например, указания, которые распространяются только на его управление. Но право на это вновь дано ему первым лицом компании. То же касается и утверждения.

На одном документе может быть оформлена либо подпись, либо гриф утверждения.

Реквизит «второго порядка», от которого тоже может зависеть юридическая сила документа, это регистрационные данные документа ( , ). Сюда же можно отнести бланк документа, который сам хоть и не является реквизитом, зато объединяет на себе сразу несколько. При этом, пожалуйста, обратите внимание: без подписи/грифа утверждения документ, хоть и зарегистрированный и напечатанный на бланке, никакой юридической силы иметь не будет.

Юридическая сила копии документа

Сама по себе никакой юридической силой не обладает. Все меняется, если на копии оформить отметку о заверении. Отметка означает, что именно эта копия абсолютно равнозначна оригиналу, причем есть конкретный человек, который несет за это ответственность – он и расписывается в отметке.

Юридическая сила электронного документа

Однозначно и непоколебимо электронный документ имеет юридическую силу только в одном случае: если он подписан усиленной квалифицированной подписью должностного лица. Эти подписи регистрируются в специально уполномоченных центрах сертификации.

На уровне организации можно, издав соответствующий локальный нормативный акт, установить, что юридическую силу имеет действие, совершенное с аккаунта работника. Например, если работник принимает в работу задачу в СЭД, предварительно войдя в систему под своим логином и паролем. Но это только внутри компании: во внешней среде вряд ли удастся доказать, что именно это действие совершил именно этот человек.

Делаем вывод: юридическую силу имеют только оригиналы бумажных документов и их заверенные копии, а также электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.

Система ГАС "Выборы" представляет собой довольно сложную систему и для обеспечения ее эффективности использования, устойчивости и надежности введен целый ряд формальностей организационного и технологического характера. Избирательный процесс и процесс проведения референдумов обусловлен использованием множества документов на бумажном и электронном носителях. Такие документы должны иметь одинаковую юридическую силу. Если к документам на бумажном носителе предъявляются традиционные требования, то к электронным документам предъявляются специальные требования. Неслучайно в Законе "О ГАС “Выборы”" оговариваются условия придания юридической силы документам, подготовленным с использованием ГАС "Выборы", поскольку итоги проведения избирательного процесса и процесса проведения референдумов имеет важное политическое значение.

Перечислим условия обеспечения подлинности документов, подготовленных с использованием ГАС "Выборы":

• 1. Документ на бумажном носителе, подготовленный с использованием ГАС "Выборы" в соответствии с федеральными законами, приобретает юридическую силу после его подписания соответствующими должностными лицами.
• 2. Электронный документ, подготовленный с использованием ГАС "Выборы", приобретает юридическую силу после его подписания электронными подписями
• 3. Протокол, сводная таблица об итогах голосования, иные сводные документы, подготовленные в электронном виде с использованием ГАС "Выборы", приобретают юридическую силу в порядке после обязательной проверки в установленном порядке с помощью открытых ключей электронных подписей подлинности всех исходных электронных документов, на основе которых готовится сводный электронный документ.
• 4. В процессе ввода в систему ГАС "Выборы" данных формируется электронный документ, который подписывается электронными подписями соответствующих должностных лиц.
• 5. Соответствие данных электронного документа данным документа на бумажном носителе подтверждается компьютерной распечаткой, которая подписывается соответствующими должностными лицами и приобщается к отчетной документации. Факт ввода данных в ГАС "Выборы" и формирование электронного документа, подписанного электронными подписями, фиксируются в специальном журнале.
• 6. Передача электронных документов в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума с использованием ГАС "Выборы" осуществляется исключительно после проверки достоверности и подлинности электронных подписей, проставленных на каждом передаваемом документе, с помощью открытых ключей электронных подписей.
• 7. Результаты проверки подтверждаются компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт передачи данных в вышестоящую избирательную комиссию, комиссию референдума фиксируется в специальном журнале нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума.
• 8. Подлинность электронных подписей, проставленных на каждом электронном документе, полученном вышестоящей избирательной комиссией, комиссией референдума от нижестоящей избирательной комиссии, комиссии референдума, проверяется с помощью ключей электронных подписей. Факт проверки достоверности полученных электронных документов подтверждается компьютерной распечаткой протокола проверки. Данная распечатка подписывается соответствующими должностными лицами в установленном порядке и приобщается к отчетной документации. Факт такой проверки фиксируется также в специальном журнале.

Расхождения между предварительными и окончательными результатами выборов могут исчисляться тысячными долями процента и объясняются не какими-то недостатками электронной или "бумажной" методики, а запаздыванием передачи данных из некоторых особо удаленных точек страны. Эти расхождения никак не отражаются на реальном исходе выборов.

При проведении выборов и референдумов в качестве конечного периферийного оборудования системы в избирательных участках могут использоваться комплексы обработки избирательных бюллетеней, интегрируемые в сеть ГЛС "Выборы". В опытном порядке они уже применялись на выборах в ряде регионов страны. В ходе этих мероприятий были проверены различные инженерно-технические решения задачи автоматического подсчета голосов и передачи информации, а также дают возможность в автоматическом режиме подводить итоги различных типов голосования всего за 20-25 минут после момента окончания голосования.

Наряду с экономией времени система позволяет синхронно с голосованием проводить проверку подлинности бюллетеней, технически гарантировать защиту результатов голосования от фальсификации, обеспечивать наглядную демонстрацию процесса проведения выборов по всем регионам страны в динамике реального времени. В день выборов промежуточные итоги голосования по графику поступают в ЦИК России в виде статистической, схематической, текстовой, звуковой и визуальной информации и после обработки оперативно передаются средствам массовой информации.