6 апреля 2015 года подписан Федеральный закон № 82-ФЗ об отмене обязательного наличия печати у юридических лиц. С выходом этого закона были внесены изменения в законодательные акты, содержавшие требования о применении печати. Если организация планирует использовать фирменную печать в своей деятельности, указания об этом должны быть в уставе. Юридические лица могут заменить печать электронной подписью, специально разработанным фирменным бланком, голографической печатью, хотя в законе нет требований о какой-либо замене. Индивидуальные предприниматели по-прежнему могут работать без печати.
Организации, предпочитающие сохранить фирменную печать, используют ее оттиск для подтверждения юридической значимости документов вместе с подписью руководителя. Также печать ставят на контракты и договора, в том числе трудовые. Записи в трудовых книжках сопровождаются печатью предприятия.
Печати и штампы организации должны находиться под контролем, обычно они хранятся у ответственного сотрудника, который следит за их использованием и отслеживает перемещением этих инструментов. Документом, служащим основанием для передачи печати, является акт приёма-передачи. Этим актом печати и штампы могут быть переданы во временное распоряжение должностного лица организации или перейти к новому сотруднику, на которого возложена обязанность хранить печать.
Оформление акта приема-передачи печати
Акт становится документальным подтверждением факта передачи фирменной печати. Унифицированной формы этого акта нет, поэтому каждая организация может самостоятельно избрать форму документа. При этом рекомендуется соблюдать общепринятые нормы составления акта приема-передачи печати, что не исключает внесения специфических особенностей конкретной организации. Акт приема-передачи печати является внутренним документом, предназначенным для упорядоченного использования и избегания несанкционированного применения печати.
При оформлении и подписании акта приема-передачи печати важно соблюсти формальности. В акте обязательно должна присутствовать следующая информация:
- Фамилия, имя, отчество сотрудника, на хранении у которого находились печати и штампы организации.
- Причина, по которой печать передается другому сотруднику организации. Необходимость в передаче печати может возникнуть в случае отпуска, длительной командировки, болезни, увольнения или перехода на другую должность.
- Информация о сотруднике, которому передается печать организации (фамилия, имя, отчество, должность).
- Указание о времени, на которое печать передается, если передача носит временный характер.
Акт приема-передачи заверяют оттиском передаваемой печати. Документ должен быть в обязательном порядке подписан руководителем организации. Желательно, чтобы печать была передана в присутствии директора, который своей подписью заверит факт передачи.
Документ, зафиксировавший прием-передачу печати и штампов организации, должен храниться в течение трех лет. Эта предосторожность позволит избежать недоразумений, если выяснится, что печатью были заверены ненадлежащим образом оформленные или незаконно составленные документы. За использование печати и ее сохранность несет ответственность должностное лицо, принявшее право распоряжения этим инструментом для заверения документов организации.
В случае перехода печати от одного ответственного лица к другому данный факт оформляется актом приема-передачи печати. В статье рассказывается, каково его назначение и как составить акт приема-передачи печати. По ссылке в статье можно скачать образец акта приема-передачи печати.
Из статьи вы узнаете:
Каково назначение акта приема-передачи печати
Несмотря на возникновение электронных аналогов, печати и штампы в современном делопроизводстве сохраняют широкое распространение.
Несколько лет назад законодательство упростило процедуру использования оттисков штемпельной продукции, сделав ее необязательной для ряда юридических лиц. К ним относятся все коммерческие организации любого вида деятельности и формы организации бизнеса: крупного, среднего или малого.
Порядок использования штемпельной продукции в рамках учетной политики отдельного производства является исключительно добровольным и должен быть закреплен локальными-нормативными актами .
Частные предприниматели (ПБЮЛ, ИП и т.д.) и раньше не были обязаны использовать штапельную продукцию в своем делопроизводстве, поэтому данные законодательные послабления их не коснулись. В 2018 году факт наличия собственной печати у частного предпринимателя определяется его личным желанием и представлением о собственном статусе.
Любая штемпельная продукция организации относится к категории особо охраняемых объектов. Хранение и надлежащую сохранность печати обеспечивает исключительно одно лицо. В небольших организациях таким лицом является директор компании. На крупных производствах лицо, ответственное за сохранность печати, должно быть назначено соответствующим специальным распоряжением руководства. Хранятся печати в специальном сейфе. Доступ к сейфу имеет ограниченный круг лиц.
Любая документация фирмы, вне зависимости от важности деловых бумаг и их назначения, должна быть завизирована при помощи оттиска соответствующего штемпельного изделия.
Деловая бумага не будет иметь юридической силы, если на ней отсутствует оттиск штемпеля с реквизитами фирмы и другой информацией. По этой причине доступ к штемпельной продукции строго ограничен.
Использование штемпельной продукции компании в целях, которые не соответствуют действующему законодательству, должно быть полностью исключено. Необходимо обеспечить ее хранение и исключить доступ к ней посторонних лиц.
К сожалению, довольно распространенной практикой является передача печати одним лицом другому без оформления надлежащей документации. Следует иметь в виду, что лицу, ответственному за хранение печати , труднее будет доказать свою невиновность в случае возникновения внештатной ситуации или в случае использования печати в корыстных целях при совершении мошеннических операций.
В некоторых случаях, акт приема-передачи печати может быть составлен только в двух экземплярах, каждый из которых получат представители сторон - участники передачи.
В таком случае достаточно сделать отметку в Журнале учета печатей и штампов управляющей компании. В журнале принимающей стороны должна быть сделана аналогичная запись.
ПРИМЕР
Сотрудник административно-хозяйственной части получил в свое распоряжение новую печать, которую специально изготовили. Со временем возникла необходимость передать печать главному бухгалтеру той же компании. Как оформить эту процедуру?
Необходимо поставить штемпельную продукцию на учет и сделать об этом соответствующую запись в журнале учета.
Главный бухгалтер, которому передается штемпель, должен расписаться в специальной графе и поставить дату получения.
Подпись является фактом подтверждения получения печати. Ответственность за использование и хранение печати с этого момента лежит на главном бухгалтере.
Полезная статья: Сведения о том, как составить акт приема-передачи печати и много других ценных советов можно найти в статье « ».
Шаблоны документов упростят вашу работу и сэкономят время. Шаблоны каких документов должны быть в организации? Обычно создаются шаблоны для документов, которые часто используются: писем, приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок. В качестве примера создадим шаблон приказа по основной деятельности. Шаблоны приказов и распоряжений не отличаются по составу и расположению реквизитов. Поэтому на основе шаблона приказа можно создать шаблон распоряжения.
Какие требования нового ГОСТа нужно учитывать для шаблонов
При оформлении реквизитов шаблонов мы будем руководствоваться рекомендациями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ), который вступает в силу 1 июля 2018 года. Основные рекомендации ГОСТа, которые пригодятся для создания шаблонов. В приложениях В6 и В7 ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены образцы оформления приказов и распоряжений. Состав реквизитов приказа для оформления шаблона:
– Эмблема (02);
– Наименование организации – автора документа (05);
– Наименование вида документа (09);
– Дата документа (10);
– Регистрационный номер документа (11);
– Место составления (издания) документа (13);
– Заголовок к тексту (17);
– Текст документа (18);
– Подпись (22).
Полужирным шрифтом можно выделить реквизиты «Адресат», «Заголовок к тексту», «Подпись», а также фрагменты текста
Задайте размеры полей документа по правилам ГОСТа:
левое поле – 20 мм (для документов со сроком хранения более 10 лет – 30 мм), правое поле – 10 мм, верхнее поле – 20 мм, нижнее поле – 20 мм. Для этого на вкладке «Разметка страницы» нажмите кнопку «Параметры страницы». В открывшемся диалоговом окне задайте параметры полей и нажмите «ОК».
Оформите заголовочную часть. Поместим заголовочную часть приказа в таблицу. В таблице мы разместим следующие реквизиты: «Эмблема», «Наименование организации – автора документа», «Наименование вида документа», «Дата документа», «Регистрационный номер документа», «Место составления (издания) документа».
Добавьте таблицу из четырех строк и трех столбцов. В первой строке объедините ячейки и по центру разместите эмблему организации. Под эмблемой в этой же строке через 1 междустрочный интервал укажите полное наименование организации и в скобках краткое, если оно есть. Во второй строке объедините ячейки, прописными буквами укажите вид документа и выделите его полужирным шрифтом. Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» располагаются на одной строке. Разместите их в третьей строке таблицы, в левой и правой ячейках соответственно. Реквизит «Место составления (издания) документа» разместите строкой ниже (рис. 1).
Рис. 1. Заголовочная часть приказа с видимыми границами таблицы
Сделайте границы таблицы невидимыми. Для этого кликните правой кнопкой мыши по таблице и нажмите «Границы и заливка...». Выберите тип «Нет» и нажмите «ОК». Аналогичным способом в таблице ниже можно разместить реквизит «Подпись».
Добавьте поля форм для переменных реквизитов. Теперь добавим несколько полей форм для переменных реквизитов и зададим параметры их заполнения. Формы удобно использовать в шаблонах документов – можно задать определенный формат для их заполнения, а также защитить данные от удаления.
Обратите внимание!
Регистрационный номер документа может быть цифровым или буквенно-цифровым
Активируйте вкладку «Разработчик», так как именно на ней расположены необходимые опции для работы с формами, но по умолчанию она активна не во всех версиях MS Word. Кликните мышкой по вкладке «Файл», далее – «Параметры». В открывшемся окне «Параметры Word» нажмите команду «Настроить ленту». Далее настройте ленту «Основные вкладки»: поставьте галочку в поле «Разработчик» и нажмите «ОК».
Теперь установите курсор в то место в документе, где вы хотите разместить реквизит, – например, в ячейку реквизита «Дата документа». На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку с подсказкой «Инструменты из предыдущих версий». На появившейся панели «Формы предыдущих версий» нажмите кнопку «Поле (элементы управления формами)» (рис. 2). Добавленное поле формы будет выглядеть как серый прямоугольник.
Рис. 2. Панель «Формы из предыдущих версий»
Мы добавили форму «Текстовое поле». В текстовом поле может быть обычный текст, число, дата, время и даже формулы. Теперь зададим параметры этой формы. Дважды щелкаем мышкой по полю формы. Откроется диалоговое окно «Параметры текстового поля» (рис. 3). Поскольку эта форма для заполнения реквизита, то тип данных указываем «Дата», а формат даты – dd.MM.yyyy, по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 . Далее ставим галочку «разрешить изменения» – тогда специалисты, которые будут работать с шаблоном, смогут заполнять поля после того, как мы ограничим редактирование. Об этом речь пойдет позже. Нажимаем «ОК». Теперь в это поле можно внести только дату арабскими цифрами.
Рис. 3. Диалоговое окно «Параметры текстового поля»
Чтобы заполнить «Регистрационный номер документа», вставляем текстовое поле аналогичным способом. Но параметры этого поля будут несколько иными. Выберите тип данных «Обычный текст», а в поле «Текст по умолчанию» укажите, какую именно информацию необходимо внести в это поле. Нажмите «ОК». Теперь поле при наведении на него мышки будет выглядеть так: . Таким же образом добавляем поля для реквизитов приказа «Заголовок документа», «Подпись» и задаем соответствующие параметры.
Осталось добавить реквизит «Текст документа». Для этого реквизита мы используем другую форму – «Форматированный текст». Это поле удобно тем, что в него можно вносить текст, состоящий из нескольких абзацев. Мы разобьем реквизит на несколько полей: поле для заполнения констатирующей части приказа и поле для заполнения распорядительной части. На вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Элемент управления содержимым “Форматированный текст”» (рис. 4). Поле будет выглядеть следующим образом: Место для ввода текста .
Рис. 4. Диалоговое окно «Свойства управления содержимым»
Задайте параметры этого поля – для этого кликните по нему мышкой и на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажмите кнопку «Свойства». Откроется диалоговое окно «Свойства элемента управления содержимым». Задайте параметры поля и нажмите «ОК» (рис. 4).
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», поэтому мы его внесем в шаблон текстом без использования полей форм, так как это слово остается неизменным. Окончательный вариант шаблона приказа (рис. 5).
Рис. 5. Шаблон приказа
Печать – важная ценность для любого учреждения, все зависимости от того, каким оно является – государственным, коммерческим и т.д. Поэтому необходимо строго следить за ее перемещением, хранением и использованием.
Основной штамп организации должен храниться у директора или руководителя. Для учета и хранения вспомогательных штампов учреждения, приказом назначается ответственный за это сотрудник, который обязан вести учет штемпельных материалов учреждения в специальном журнале. Назначаются они приказом или распоряжением руководителя. Одним из документов, регулирующих передвижение штампов, является акт приема-передачи.
Составление акта приема-передачи печати
Составление такого рода документа производится для оформления факта приема — передачи этой важной материальной ценности учреждения и составляется несколькими лицами. Оформление может быть в произвольной форме, но обязательно опираясь на нормативные документы.
Поскольку в любом учреждении, как правило, регулярно используют акт передачи , образец наверняка уже имеется. Необходимые формальности при составлении такого акта приема передачи печати организации:
- Указать ФИО и должность лица, сдающего ТМЦ
- Указать ФИО сотрудника, принимающего ТМЦ
- Причина, по которой передаются товарно-материальных ценностей
- Период времени, на который возлагаются полномочия
- № приказа или распоряжения, согласно которому осуществляется передача
- Обязательно поставить образец передаваемого штемпельного изделия
После оформления документа, он обязательно должен быть подписан руководителем или директором и заверен оттиском. После этого акт передачи печати организации вступает в законную силу. Теперь за сохранность и надлежащее использование вверенных ценностей отвечает сотрудник, на которого возложена такая ответственность. Храниться такой документ должен в течение 3 лет, во избежание спорных ситуаций и различного рода недоразумений.
Акт приема-передачи печати составляется тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Кто обязан пользоваться печатями
Печать в некотором роде является пережитком прошлого, тем не менее, ее использование носит широчайшее распространение. Она в ходу у самых разных представителей бизнеса, а также в государственных структурах.
С 2016 года юридические лица, т.е. коммерческие компании, независимо от рода их деятельности и принадлежности к малому, среднему или крупному бизнесу не обязаны пользоваться печатями и штампами. Норма по их применению может быть закреплена в учетной политике предприятия сугубо на добровольной основе. Что касается индивидуальных предпринимателей, то на них обязанность применять печати или штампы в работе никогда не накладывалась, поэтому наличие печати у ИП всегда было признаком собственного волеизъявления.
В каких случаях используется акт приема-передачи
Чаще всего перемещение печати от одного работника предприятии к другому происходит по трем причинам.
Временное отсутствие ответственного лица на рабочем месте (больничный, командировка, отпуск и т.п.).
Назначение нового ответственного лица руководством компании (например, в связи с увольнением прежнего или же утраты к нему доверия).
Печать может передаваться в пользование другой компании для заверения документов от лица ее держателя.
Кто составляет акт
Данный документ составляется от имени двух сторон. Одной из них выступает человек в ведении которого находилась печать до ее передачи, а второй – тот, кому она, собственно, передается. Оба эти сотрудника должны заверить акт своими подписями.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
наименование компании - владельца печати,
должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
и того, которому она передается,
нужно отразить причину передачи,
дату, до которой печать переходит в другие руки,
поставить оттиск печати,
подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Правила оформления акта
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Образец акта приёма-передачи печати
В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
В этом же абзаце нужно вписать,
на основании каких документов действуют сотрудники
Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
Акт приема-передачи печати
г. Энгельс
В связи с отбытием в длительную командировку директор ООО «СтройЛес» Новиков А.И., действующий на основании Устава и приказа № 23/А от "12" марта 2017 г. передал, а заместитель директора по общим вопросам Суриков П.Р., действующий на основании приказа № 24/А от "12" марта 2017 г. и доверенности от "01" декабря 2016 г. N 1534267916, принял печать ООО «СтройЛес» со следующим оттиском:
Печать переходит в распоряжение Сурикова П.Р. вплоть до возвращения директора Новикова А.И. из командировки.
_________________ /Новиков А.И./
_________________ /Суриков П.Р./