На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2018 году.

Дистанционная работа и дистанционный работник

Трудовая деятельность на расстоянии или дистанционная работа подразумевает выполнение работником трудовой функции вне местонахождения работодателя, а именно без определенного стационарного места, за пределами офиса компании. Это основное отличие дистанционной работы от обычной, а в остальном отличий практически нет. Работника также необходимо принять в штат компании, у него такие же права, как и у других работников, в том числе по нему должны производиться отчисления на страховые взносы.

Кроме того, дистанционный работник имеет право и на ежегодный отпуск, на декретный отпуск с выплатой соответствующего пособия и на больничный с выплатой больничного пособия.

Преимущества дистанционной работы

Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте. Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя. Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Отличие дистанционного работника от надомного

Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.

Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.

В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.

Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.

Важно! Дистанционному работнику можно оформить электронную подпись, для этого обратиться нужно в удостоверяющий центр с определенным пакетом документов.

Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.

Как принять на работу дистанционного работника

Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:

• Трудовая книжка;
• Паспорт;
• Документ воинского учета;
• СНИЛС;
• Диплом, сертификат и др. документы, подтверждающие квалификацию работника.

Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.

Важно! Трудовую книжку дистанционный работник может не предъявлять. В этом случае в трудовом договоре следует указать, что в трудовую книжку запись о приме работника не вносилась.

Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:

• Ознакомление работника с нормативными актами компании;
• Заключение трудового договора;
• Издание приказа о приеме на работу;
• Оформление личной карточки по сотруднику;
• Занесение записи в трудовую книжку.

К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д. Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов. Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.

Трудовой договор с дистанционным работником

Одним из условий, прописываемых в договоре является место работы. В договоре с дистанционником нужно указать, что работа является дистанционной, а в качестве адреса можно указать домашний адрес работника. Если работник указывать свой адрес не хочет, либо указание его адреса невозможно, то можно указать адрес работодателя в качестве места заключения договора.

Рассмотрим основные условия, которые должны содержаться в договоре с дистанционным работником:

• Сроки по выполнению работы, а также подготовке отчетов о проделанной работе;
• Срок подтверждения электронных или заказных писем;
• Период времени, когда работник остается в зоне доступа по указанным каналам связи;
• Порядок документооборота с работодателем;
• Условия прекращения договора по инициативе работодателя.

При приеме работника на определенный срок это следует зафиксировать в договоре.

Важно! С работником, живущим за границей заключать договор на дистанционный труд нельзя!

Приказ о дистанционной работе

После заключения трудового договора работодатель издает приказ о приеме на работу. Приказ можно оформить по унифицированной , либо разработать форму самостоятельно. В качестве основания указывают договор дистанционного работника, а в качестве условия приема на работу и характера работы указывается дистанционный характер работы.

Важно! Дистанционного работника следует ознакомить с приказом. Для этого приказ отправляют ему письмом по электронной почте, на которое работник должен ответить подтверждением.

Когда на дистанционную работу сотрудника не принимают, а переводят использовать нужно другую форму приказа Т-5. Он издается в том случае, если изменения характера работы происходят с согласия двух сторон. При этом первоначально составить нужно допсоглашение к основному договору с сотрудником, а уже на основании него издать приказ.

Трудовая книжка дистанционного работника

Трудовая книжка не может быть заполнена в электронном виде, она передается работодателю в оригинале. Если дистанционный работник хочет, чтобы запись в трудовой книжке была, он отправляет ее работодателю заказным письмом, либо лично приезжает в офис.

Сегодня уже многие бизнесмены поняли, что содержание удаленного сотрудника обходится гораздо дешевле, чем сотрудника офиса. Не нужно арендовать помещение, обустраивать рабочее место. Кроме того, когда пул кандидатов не ограничен одним лишь вашим городом, вы можете нанять действительно высококлассного специалиста и значительно варьировать с суммой оплаты. Знаете ли вы как официально нанять удаленного сотрудника и правильно оформить отношения с ним?

Итак, согласно действующему законодательству, удаленный работник может быть оформлен двумя способами:

1). Путем заключения трудового договора (и тогда все взаимоотношения между ними регулируются нормами Трудового кодекса РФ)

2). Путем заключения гражданско-правового договора (тогда взаимоотношения будут урегулированы положениями договора подряда, либо договора оказания услуг, либо договора выполнения работ и т.д.).

Общая рекомендация такова. Если вам нужен официальный сотрудник для масштабного, но одноразового проекта (например, создание сайта), то удобнее будет заключить гражданско-правовой договор. Предметом такого договора должен быть конкретный результат. По окончанию сотрудничества составляется акт выполненных работ (либо оказанных услуг). Акт подтверждает, что работа сдана исполнителем, принята заказчиком и именно он является основанием для оплаты выполненной работы на условиях заключенного договора.

Управление репутаций бренда

ORM – один из самых быстро растущих сегментов digital-рынка. Стань экспертом в области управления репутацией вместе с новым курсом Skillbox и Sidorin.Lab (агентством №1 по профильному рейтингу Рувард).

3 месяца онлайн-обучения, работа с наставником, дипломная работа, трудоустройство для лучших в группе. Следующий поток обучения стартует уже 15 марта . Cossa рекомендует!

В целях долгосрочного сотрудничества, для выполнения постоянных текущих задач, удобнее оформлять удаленного работника согласно требованиям Трудового кодекса РФ. Буквально в прошлом году в Трудовой кодекс РФ введена новая глава 49.1., регулирующая работу удаленных сотрудников. Закон назвал их «дистанционными работниками». Основой взаимоотношений между работодателем и дистанционным работником является обмен электронными документами. Через сеть Интернет осуществляется:

Направить кандидату экземпляр трудового договора (уже подписанный вами), по электронной почте , либо с использованием других возможностей электронного документооборота и получить подписанный и сканированный экземпляр со стороны кандидата. С момента получения вами электронного документа с двумя подписями трудовые отношения считаются оформленными.

В течение трех календарных дней с даты получения подписанного договора, вы должны направить в адрес работника оформленный экземпляр трудового договора на бумажном носителе заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

Ознакомить работника с внутренними документами вашей организации путем направления их в электронном виде и получения обязательного подтверждения от работника об ознакомлении с ними.

Решить с работником вопрос о внесении сведений о дистанционной работе в его трудовую книжку. Запись в трудовую книжку работника вносится по желанию работника. Если удаленный сотрудник настаивает, то трудовая книжка направляется работодателю по почте.

Юристы советуют помнить, что многие условия дистанционной работы не прописаны прямо в Трудовом кодексе РФ, а отданы на согласование между работником и работодателем. Поэтому очень важно правильно и максимально полно составить трудовой договор. Рекомендуем обязательно предусмотреть в трудовом договоре следующие условия:

• Характер работы является дистанционным
• Порядок использования оборудования для работы (предоставляется ли оно работодателем или используется личное оборудование работника)
• Различные компенсации работнику (оплата связи, трафика Интернет и др.)
• Сроки, размер, порядок оплаты за работу
• Порядок предоставления отпуска работнику
• Требования об использовании работником определенных программно-технических средств, специального оборудования, средств шифрования и т.д.
• Режим рабочего времени (как правило, режим работы и отдыха определяется самим работником, но стороны вправе предусмотреть договором и иные условия).

Все чаще работодатели прибегают к труду дистанционных работников. Связано ‘то с тем? что удаленный труд имеет ряд преимуществ как для работника, так и для работодателя. Сотрудник может находиться дома, в кафе на улице и при этом выполнять должностные обязанности и являться работником организации.

Работодателю не нужно готовить рабочее место, не нужно закупать для дистанционного сотрудника компьютер, канцелярию. Работнику не нужно тратить деньги на проезд до рабочего места, он может строить свой рабочий день в соответствии со своими интересами и нуждами компании.

Не все должности могут быть удаленными. Например, продавец не может работать дистанционно, так как он должен присутствовать на своем рабочем месте за прилавком магазина. Удаленная работа обычно характерна для таких профессий, как менеджеры по продажам, программисты, юристы, торговые представители, дизайнеры, то есть все те лица, которым не нужен личный контакт с коллегами или клиентами.

Несмотря на то, что удаленные работники не находятся в офисе организации, их следует принять на работу в штат по всем правилам, характерным для приеме на работу постоянных работников, трудящихся в пределах организации.

Как принять на работу дистанционного работника

Дистанционный труд настоящее время руководствуется требованиями ТК РФ, в кодекс специально внесена отдельная статья, которая определяет правила приема на работу таких сотрудников, порядок заключения с ними трудового договра, а также иные требования, предъявляемые к удаленному труда.

Глава 49.1 Трудового кодекса регулируют правила приема на работу удаленных сотрудников. Также эта глава устанавливает понятие дистанционной работы. Дистанционная работа — это та работа, которая осуществляется вне территории организации работодателя.

Процедура приема на работу удаленных сотрудников:

1. Сбор необходимой информации от работника в виде документов — нужны паспорт, трудовая книжка, документ об образовании, документы воинского учета, иные бумаги, содержащие персональные данные о сотруднике. Передать эти документы можно почтой или электронно отсканированные копии, при необходимости копии заверяются у нотариуса.
2. Оформление трудового договора. С удаленным работником в обязательном порядке заключается трудовой договор, особенностью данного договора является указание адреса выполнения работы, отличного от местонахождение самой организации. В целом, трудовой договор должен соответствовать ТК РФ и содержать все необходимые обязательства, права и ответственность обеих сторон. Скачать образец трудового договора с удаленным сотрудником можнго здесь. Трудовой договор может быть подписан в электронном виде, для этого работодатель направляет дистанционному сотруднику электронный вариант трудового договора, работник ознакамливается с ним и, в случае согласия, ставит свою подпись и направляет документы обратно работодателю тем же способом. Также трудовой договор может быть направлен почтой, данном случае направляется оригинал договора в двух экземплярах, один из которых работник со своей личной подписью должен отправить обратно работодателю.
3. Подготовка приказа о приеме на работу. Для оформления приказа о приеме сотрудника на удаленную работу необходимы только подписанный обеими сторонами трудовой договор. Требовать от работника написания заявления о приеме на работу не обязательно, трудовое законодательство этого не требует. В приказе по форме Т-1 указываются сведения о работнике, должность на которую он принимается, дата начала работы. В строке для указания основания для подготовки документа пишутся реквизиты трудового договора.
4. Оформление личной карточки работника. Приказ служит основанием для заведения на дистанционного работника личная карточки формы Т 2, а также при необходимости оформляется личное дело, в которое включается вся документация, представленная работником о себе, а также все заявления, приказы и прочие документы, относящиеся к рабочей деятельности работника.
5. Внесение записи в трудовую книжку. Для того чтобы внести в трудовую книжку запись о приеме на работу, дистанционному работнику следует направить свою трудовую книжку по почте. Работодатель на основании приказа Т 1 вносит соответствующую запись и сохраняет трудовую книжку у себя до расторжение трудового договора. При увольнении в трудовую книжку вносится запись об увольнении, после чего книжка направляется уволившемуся сотруднику.
6. Ознакомление дистанционного работника с внутренней документации компании. Несмотря на то что работник трудится удалённо, то есть не находится в пределах организации, его нужно ознакомить внутренними нормативными документами, которые имеют к нему отношение. Ознакомление происходит в электронном виде, то есть работодатель направляет работника документы, с которыми он знакомится и в нужном месте ставит свою подпись в знак осведомление.

Особенности оформления на работу удаленных работников

Документы персонального характера работник может направить работодателю в электронном виде, предварительно заверив у нотариуса. При необходимости можно направить работодателю также оригиналы этих документов, при этом следует использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.

Составленный приказ о приеме на работу должен быть передан работнику для постановки ознакомительной подписи, сделать это можно также удалённо через электронную связь или посредством использования почтовой связи.

Направлять трудовую книжку работодателю для внесения записи о приеме на работу не обязательно, это делается только в случае, если самому работнику это необходимо. Связано это с тем, что трудовая деятельность подтверждается не только наличием записи в трудовой книжке, а также и заключенным трудовым договором.

Дистанционные работники имеют право на все гарантии, которые предоставлены трудовым кодексом. В частности, он может рассчитывать на оплату больничного листа, на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска, отчисление страховых взносов.

16.10.2017, 16:14

Как вести учет рабочего времени дистанционного работника? В организацию принят удаленный сотрудник, проживающий в другом субъекте РФ. В связи с этим у кадрового специалиста появилось множество вопросов. Ошибаться не хочется, поэтому все нужно сделать правильно. Один из вопросов, волнующих кадровика, как заполнять табель учета рабочего времени дистанционного работника.

Удаленный сотрудник работает по трудовому договору

Сотрудники, выполняющие дистанционную работу и взаимодействующие с работодателем с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе, сети «Интернет», признаются дистанционными работниками. Дистанционной работой является выполнение оговоренной договором трудовой функции (ч. 1. 2 ст. 312.1 ТК РФ):

• вне места нахождения работодателя (головного офиса, филиала, представительства, иного обособленного подразделения);
• вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Дистанционные сотрудники обладают всеми правами, что и другие категории работников. Дело в том, что на них распространяются все общие нормы трудового законодательства. Особенности труда дистанционных работников регулирует глава 49.1 ТК РФ.

Заполняем табель исходя из нормальной продолжительности

Итак, как учитывается дистанционная работа? Табель рабочего времени нужно заполнять в любом случае. Дистанционные работники не исключение (ст. 91 ТК РФ). Фактически отработанное ими время нужно учитывать так же, как и время, отработанное другими сотрудниками. Однако, что касается удаленной работы, табель учета рабочего времени должен заполняться с учетом некоторых особенностей.

Дело в том, что дистанционный работник устанавливает время работы и время отдыха самостоятельно по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ). Поэтому в такой ситуации учитывая дистанционную работу в табеле кадровику или бухгалтеру ничего не остается, как указывать нормальную продолжительность рабочего времени, установленную для той категории сотрудников, к которой относится удаленный работник. Напомним, что, в общем случае, нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).

Таким образом, за каждый рабочий день по графику, принятому в организации, работнику нужно ставить код явки «Я» или цифровой «01», а также количество часов. Понятно, что в большинстве случаев ежедневно нужно ставить 8 рабочих часов.

При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора.

Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.

Если сотрудник все же пожелает, чтобы запись о дистанционной работе была внесена в его трудовую книжку, ему следует:

• либо принести трудовую книжку лично;

• либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частью 7 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ.

Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Поэтому запись вносите в общем порядке (п. 3.1 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69).

По общему правилу если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство (п. 3 ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).

Однако при приеме на работу дистанционного сотрудника, трудовой договор с которым заключается путем , действует особый порядок. Такой сотрудник обращается в территориальное отделение Пенсионного фонда РФ и получает свидетельство самостоятельно (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).

Полученное свидетельство сотрудник передает работодателю в электронном виде, как и , которые он предъявил при устройстве на работу (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Режим труда и отдыха

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный сотрудник устанавливает по своему усмотрению. Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Например, в договоре можно сделать запись: «Сотруднику устанавливается режим работы с 8.00 до 17.00. Продолжительность обеденного перерыва - 1 час. Конкретное время обеденного перерыва устанавливается на усмотрение сотрудника». Такой вывод следует из совокупности положений статей 72, 312.4 Трудового кодекса РФ.

Ежегодный и иные виды отпусков дистанционным сотрудникам предоставляйте по общим правилам . При этом порядок предоставления отпусков (виды, продолжительность) закрепите в трудовом договоре (ст. 312.4 ТК РФ). Например, запись в договоре может выглядеть так: «Работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней согласно графику отпусков».

Электронный обмен документами

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме (например, по электронной почте), заверив свое обращение электронной подписью.

Для электронного обмена документами и у сотрудника, и у работодателя должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись . Такие подписи оформляют в специализированных удостоверяющих центрах .

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Если в заявлении сотрудника прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде, работодателю следует направить их по почте заказным письмом с уведомлением. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Такой порядок предусмотрен частью 8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Страховые выплаты

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: больничное пособие , пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов (листки нетрудоспособности, справки) по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частями 6-8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.

Охрана труда

В целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных сотрудников работодатель обязан:

• расследовать несчастные случаи и профзаболевания, происходящие с дистанционными сотрудниками;

• выполнять предписания Государственной инспекции труда;

• платить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний за дистанционных сотрудников;

• знакомить с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами.

Соблюдать другие обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в отношении дистанционных сотрудников (например, обеспечивать спецодеждой, обучать безопасным методам и приемам выполнения работ и т. д.) работодатель не обязан, если только иное не предусмотрено трудовым договором.

Такой порядок следует из положений статей 212 и 312.3 Трудового кодекса РФ.

Увольнение дистанционного сотрудника

Дистанционного сотрудника можно уволить по общим основаниям , как и любого другого сотрудника организации (ст. 77 ТК РФ). Кроме этого, в трудовом договоре с таким сотрудником могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения по инициативе работодателя, как и в случае с надомными сотрудниками (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Если документооборот между сотрудником и организацией ведется в , то приказ об увольнении направьте сотруднику для ознакомления в электронной форме и получите от него документ обратно, заверенный электронной подписью. В день увольнения вышлите в адрес сотрудника копию указанного приказа на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением. Кроме того, проведите с сотрудником окончательный расчет и внесите необходимые сведения в личную карточку .

Такой порядок следует из совокупности положений части 2 статьи 312.5 и статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

Если на дистанционного сотрудника , то ее также нужно направить в адрес человека в день увольнения по почте заказным письмом с уведомлением. Перед этим получите согласие сотрудника на отправку документов по почте.

Если человек лично присутствует в день увольнения в офисе, трудовую книжку выдайте сотруднику на руки. Такой порядок следует из статьи 84.1, части 6 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ.